Politique de protection des données personnelles liées à la solution logicielle Digiforma

Dans le cadre de nos actions de formation, nous utilisons le logiciel spécialisé Digiforma.

Nous vous avons invité à répondre à un questionnaire, à accéder à votre espace dédié en ligne, à émarger en ligne. Dans ce cadre, cette solution nous conduit à recueillir des données à caractère professionnel et personnel vous concernant.

Le but de cette page est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous traitons ces données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

Qui est le responsable de traitement ?

Le responsable de traitement est OmniGiBuS, EIRL, immatriculée au RCS de Pays de Loire sous le n° 104493250 et dont le siège social est situé au 3, rue de la Hérelle – 44100 Nantes.

Quelles données collectons-nous ?

Une donnée à caractère personnel est une donnée qui permet d’identifier un individu directement ou par recoupement avec d’autres données.

Nous collectons des données qui relèvent des catégories suivantes :

Des données d’identification (notamment vos nom et prénom, votre adresse email et dans des cas exceptionnels adresse postale et numéro de téléphone),
Des données de connexion (notamment votre adresse IP et log de connexion),
Des données relatives à votre vie professionnelle (fonctions),
Des données issues des emails que vous avez échangés avec nos équipes (par exemple : le contenu des emails, leurs dates).

Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par un astérisque et sont nécessaires pour réaliser nos actions de formation.

Sur quelles bases légales, pour quelles finalités et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Finalités	Bases légales	Durées de conservation
Fournir nos services de formation en présentiel et à distance	Exécution d’un contrat que vous avez souscrit	Les données sont conservées en base active pendant toute la durée de la relation contractuelle et augmentée d’un délai de 3 ans à compter de cette dernière, à des fins de prospection. En outre, vos données sont archivées pendant 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale à des fins probatoires, en archivage intermédiaire.
Fournir nos services de formations disponibles via notre plateforme e-learning (formations en direct et en replay)	Exécution d’un contrat que vous avez souscrit	Les données sont conservées en base active pendant toute la durée de la relation contractuelle et augmentée d’un délai de 3 ans à compter de cette dernière, à des fins de prospection. En outre, vos données sont archivées pendant 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale à des fins probatoires, en archivage intermédiaire.
Procéder au paiement des formations en ligne, effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, factures et suivi de la relation avec les clients	Exécution d’un contrat que vous avez souscrit	Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et augmentée d’un délai de 3 ans à compter de la fin de cette dernière. En outre, vos données (à l’exception de vos coordonnées bancaires) sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. Concernant les données relatives à votre carte bancaire, elles sont conservées par notre prestataire de service de paiement (*). Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.
Constituer un fichier de clients	Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité	Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et sont supprimées à l’expiration d’un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels	Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité	Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact.
Répondre à vos demandes d’information	Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes	Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande d’information et supprimées une fois la demande d’information traitée.
Se conformer aux obligations légales applicables à notre activité	Se conformer à nos obligations légales et règlementaires	Pour les factures : les factures sont archivées pendant une durée de 10 ans.
Gérer les demandes d’exercice de droits	Se conformer à nos obligations légales et règlementaires	Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé. Si vous exercez votre droit d’opposition à exercer de la prospection : nous conservons cette information pendant 3 ans.

Qui sont les destinataires de vos données ?

Auront accès à vos données à caractère personnel :

Le personnel de notre société,
Nos sous-traitants : prestataire d’hébergement, logiciel de gestion des formations, outil newsletter et outil CRM (Digiforma),
Le cas échéant : les organismes publics et privés, exclusivement pour répondre à nos obligations légales.

Les serveurs Digiforma sont positionnés en Europe (Irelande) dans le datacenter AWS (Amazon Web Service) via l’hébergeur d’applications web Heroku. Ce datacenter est certifié ISO 27001, SOC 1 et SOC 2/SSAE 16/ISAE 3402.

Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?

Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur les serveurs de la société Amazon Web Services situés dans l’Union européenne.

Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir article sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants : ces données sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne.

Version 1 – Mise à Jour le 21/03/23